Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена (читать книги бесплатно .TXT) 📗
К собеседованию в агентстве следует отнестись и подготовиться так же профессионально, как к встрече с работодателем, встреча с сотрудником агентства – важный отборочный тур. Дресс-код, манера поведения и самопрезентация мало отличаются от встречи с будущим руководством.
В общении с сотрудником рекрутингового агентства стоит выразить общее желание и настрой найти работу: даже если вы не получите данную должность, вам смогут предложить другую.
Не стоит обижаться и расстраиваться, если одного и того же кандидата пригласят на собеседование несколько разных консультантов одного агентства. Следует каждый раз спокойно и полноценно рассказать о себе. На практике подбором соискателей на различные вакансии занимаются разные консультанты, и каждому из них важно познакомиться и оценить кандидата. Типичной ошибкой в общении с рекрутером является нежелание подробно рассказать о себе и ответ: «Вся информация изложена в резюме».
Во время собеседования в агентстве соискатель может задавать различные вопросы о деятельности заинтересовавшейся им фирмы.
Сопроводительное письмо
По статистике, более 60 процентов кандидатов отправляют резюме без сопроводительного письма. По правилам делового этикета сопроводительное письмо является важным вспомогательным документом, в связи с чем пренебрегать им не рекомендуется.
Сопроводительное письмо, как и любой другой документ деловой переписки, оформляется с учетом предъявляемых требований. Сопроводительное письмо не должно повторять информацию, отраженную в резюме, его цель – обратить внимание работодателя на кандидата.
Структура сопроводительного письма включает обращение, название компании, в которую оно направлено, название должности или вакансии, фамилию, имя и отчество кандидата, его адрес и координаты для связи. Если в объявлении указано контактное лицо, например сотрудник отдела кадров или рекрутингового агентства, письмо следует отправлять на имя этого сотрудника.
В содержании письма кратко, но убедительно следует объяснить, почему кандидат обратил внимание на данную должность, источник информации, например объявление в прессе, сайт, лицо.
Далее рекомендуется указать несколько важных для работодателя пунктов, убеждающих его в профессиональной пригодности и мотивации соискателя.
Важно, чтобы отражаемые профессиональные успехи согласовывались с требованиями к соискателю.
В конце письма допустимо поблагодарить за внимание к вашему письму и указать, что вы ждете ответ, затем следует нейтральная уважительная подпись: «С уважением» или «Надеюсь на сотрудничество».
В приложении стоит перечислить прилагаемые документы: резюме, копии дипломов, портфолио, рекомендательное письмо.
Сопроводительное письмо оформляется на компьютере. Объем письма – чуть более полстраницы, писать целый лист не следует.
В случае ответа на объявление посредством электронной почты в теме указывается название, номер вакансии, имя контактного лица. В электронной почте сопроводительное письмо оформляется в тексте письма, а резюме и другие документы – в приложении.
Наиболее частыми ошибками в оформлении сопроводительного письма являются: отсутствие названия и номера вакансии, отсутствие в тексте приветствия, обращения и прощания, координат для связи с кандидатом.
Совещание
Подготовка совещания занимает в среднем до одной недели, начать подготовку к крупному, масштабному мероприятию рекомендуется не менее чем за две недели до назначенной даты.
Приглашения на совещание, в зависимости от ранга и количества участников, рассылаются по факсу или электронной почте, допустимо заказное письмо. Более официальной является форма письменного приглашения.
Оповещение участников по телефону допустимо в случае коротких, малочисленных собраний в рамках подразделения предприятия.
В приглашении указываются повестка дня, основная тема, фамилии докладчиков и содокладчиков, место и время начала проведения, часто длительность мероприятия и цель.
Рабочее совещание в рамках отдела или подразделения часто проводится по инициативе руководителя, но оно может быть также организовано и проведено сотрудником с приглашением руководства. Подобные совещания часто организуются для обмена мнениями между сотрудниками по конкретному вопросу.
Правила делового этикета предписывают начинать и заканчивать совещание в назначенное время, иначе его участникам придется корректировать свой рабочий план дня.
Участникам совещания рекомендуется приходить вовремя, чтобы не отвлекать своим появлением собравшихся. Руководителям и докладчикам, опаздывающим на совещание, следует вовремя предупредить организаторов. Задерживать начало совещания из-за отсутствия кого-либо из приглашенных нетактично, однако основного докладчика или важного гостя следует подождать – в этом случае рекомендуется предупредить участников о задержке и занять их внимание.
Неявка приглашенного на совещание без объяснения причин и предварительного отказа является нарушением делового этикета, однако указывать в приглашении «явка обязательна» не принято.
Организаторам совещания предписывается встречать и приветствовать участников, по возможности персонально. Незнакомых людей следует представить друг другу. Познакомиться и общаться участникам помогут беджи с фамилиями.
В процессе организации следует уделить особое внимание рассадке участников. Согласно правилам делового этикета, при количестве участников более 6 человек следует использовать специальные именные карточки.
Психологически не следует сажать друг против друга конкурентов и соперников. Руководитель располагается в центре, желательно, чтобы он мог видеть всех участников.
Известно, что небольшое пространство и теснота ведут к конфликтам, в связи с чем рекомендуется выбрать достаточно просторное помещение и рассадить участников на комфортном расстоянии.
Организаторы совещания берут на себя ответственность по организации питания. В зависимости от длительности встречи участникам может быть предложена пауза, например на ланч.
В рамках отдела во время паузы сотрудники сами могут воспользоваться автоматом с чаем или кофе. Если перерыв на ланч не предусмотрен, закуски и напитки предлагаются в ходе заседания.
Лицу, ведущему совещание, так же как и участникам президиума, следует уделить особое внимание своим манерам и поведению. Руки следует спокойно расположить перед собой на столе, вертеть ручку или другой предмет, рисовать в блокноте не стоит.
Нетактично ежеминутно заглядывать в записную книжку, телефон, планшет, лучше следить за повесткой дня, распечатанной на листе.
Руководителю или сотруднику, проводящему совещание, не стоит торопиться выражать собственное мнение, лучше выслушать мнение коллег.
Выступления и их последовательность строго регламентируются заранее составленной повесткой дня. Важно соблюдать тему, время начала и конца выступления.
Ведущий совещания следит не только за соблюдением повестки дня, но и за реакцией участников и обменом мнениями. В процессе совещания рекомендуется контролировать и останавливать излишнюю критику, личные споры, эмоциональность. Лучше чаще подводить промежуточные итоги, повторять аргументы.
Промежуточной целью совещания является обмен мнениями, итоговой – составление письменного документа, отражающего мнения и окончательно принятое решение.
Сувениры
Ценные подарки, небольшие сувениры и презенты в деловой обстановке выражают уважение и особое расположение к сослуживцам, руководству, сотрудникам, фирме-партнеру. Деловой презент может быть вручен в честь знакомства и развития отношений с деловым партнером, в знак благодарности, в честь праздника, дня рождения, особого события в личной жизни или организации.
Понятие делового сувенира стало частью культуры бизнес-отношений, однако, выбирая и вручая подарок, следует учитывать особый статус взаимоотношений и соблюдать необходимые условности.
