Я сделаю это сегодня! Как перестать откладывать и начать действовать - Павлина Стив (книги онлайн полностью бесплатно .TXT) 📗
Как сделать всю ежедневную работу за 90 минут
Типичный офисный сотрудник в Америке выполняет свои непосредственные обязанности только 90 минут из всего рабочего времени.
В остальное же время он, в основном, отвлекается на чтение новостей, веб-серфинг, общение с коллегами, перекусы, кофе, перекладывание бумаг из одной стопки в другую, обработку ненужных электронных писем, бесполезное выжидание, игры и мечты.
Более того, американские офисные сотрудники считаются одними из самых продуктивных в мире. Во многих других странах на непосредственное выполнение своих обязанностей тратится еще меньше времени.
Даже несмотря на огромные инвестиции в тайм-менеджмент и тренинги по повышению производительности труда, проводимые многими компаниями, эта статистика почти не изменилась за прошедшие десятилетия. Современным офисным сотрудникам знакомы не только новые технологии, которые могут повысить их производительность, но и новые соблазны, способные отвлечь от работы.
Главная проблема заключается в том, что мы до сих пор используем модель из индустриальной эпохи, когда речь заходит о производительности труда современных специалистов, решающих интеллектуальные задачи. Считать отработанные часы имеет смысл только тогда, когда производительность каждого часа хотя бы примерно одинакова. Этот метод подходит для тех, кто выполняет однообразную и повторяющуюся работу, но только не для работников умственного труда.
Какова разница для работника умственного труда между часом пиковой производительности и часом низкой производительности? Так вот, этот пиковый час может быть в 10 раз продуктивнее, если говорить об объеме выполненной работы и полученных результатах.
Какой тогда смысл тратить время в офисе, если обычно вы задействуете менее 20 % от своего потенциала? Почему бы просто не поработать 90 минут, а затем пойти домой и остаться там на весь оставшийся день?
А что если бы вы могли сделать всю работу, рассчитанную на день, всего за 90 минут? Как бы выглядел этот период времени?
Блоки фокусировки
Вот несколько рекомендаций, как провести эти 90 минут продуктивно (назовем их блоками фокусировки).
1. Займитесь чем-то одним
Вместо того чтобы хвататься за все подряд, выберите себе одно занятие и сосредоточьтесь именно на нем. Таким образом, мозг будет работать в определенном направлении, что повысит эффективность вашей работы. Это может быть проект, которым вы занимаетесь в данный момент; разбор корреспонденции или все то, что заставляет ваш мозг работать только в одном направлении, не отвлекаясь на посторонние дела.
2. Определите «финишную прямую»
Относитесь к блоку фокусировки как к рывку на финишной прямой. Но где проходит эта финишная прямая? Как она выглядит? Обладая четкой целью, до которой всего 90 минут «бега», вы сможете быстрее сосредоточиться. Не переживайте, если будете пересекать финишную прямую лишь иногда. Она нужна для того, чтобы помочь вам сосредоточиться на работе, поэтому стремитесь к ней, но поймите – вы не всегда сможете достичь ее. Вот несколько примеров:
• Написать и опубликовать новую запись в блоге.
• Обрабатывать входящую почту до тех пор, пока ящик не окажется пустым.
• Спланировать и составить график блоков фокусировки на предстоящую неделю.
3. Составьте список действий
Перечислите действия, которые нужно совершить в течение 90 минут. Иногда это действительно необходимо, а иногда, если действия уже определены, подобный список необязателен. Я не стану перечислять действия, которые необходимо совершить для того, чтобы написать новую статью, поскольку я не новичок в этом деле, но, берясь за новый проект, я обязательно составляю список того, что мне нужно предпринять, чтобы облегчить свою работу. Вот несколько примеров:
Удалить сперва весь спам и разобрать почту с входящими письмами.
Заняться теми сообщениями, на обработку которых уйдет меньше двух минут на каждое.
Отсортировать и разложить длинные сообщения в соответствии с тем, как я буду отвечать на них.
Ответить на самые важные из длинных сообщений в течение 90 минут. Осознать и примириться с тем фактом, что не стоит тратить свое время, отвечая на остальные письма, и просто заархивировать их, чтобы очистить папку с входящими.
4. «Не дергайте меня!»
Сделайте все от вас зависящее, чтобы убедиться в том, что вас ни при каких обстоятельствах не будут отвлекать в течение работы с блоком фокусировки. Если потребуется, предупредите всех заранее, что вы будете недоступны следующие 90 минут – пусть побеспокоят вас позже. По возможности заприте дверь. Если все же вы не можете гарантировать того, что вас не будут отвлекать в нынешней рабочей среде, то займитесь своим блоком фокусировки где-то в другом месте. Вы сможете сделать намного больше и сфокусировать свое внимание намного лучше, если будете знать наверняка, что вас не отвлекут от рабочего процесса.
5. Работайте быстро
Думайте быстро. Двигайтесь быстро. Работайте быстро. Если вы поймали себя на том, что делаете все медленно – ускорьтесь! Представьте, что вы участвуете в гонках, и вам нужно держать высокий темп на протяжении 90 минут. И только после этого вы можете передохнуть. Чем больше будет подобных «гонок», тем проще вам будет «бежать».
6. Не отвлекайтесь
В течение вашего блока фокусировки вы должны выполнять только ту работу, которую наметили ранее, и ничего больше. Выключите свой мобильник. Выключите любые напоминания, которые могут отвлечь вас. Отключите компьютер от интернета, если он вам не понадобится. Не проверяйте почту в течение этого времени. Не пейте кофе и не перекусывайте. Пользуйтесь туалетом только в том случае, если он вам крайне необходим.
Я думаю, суть вы уловили.
Избегайте серой зоны и делайте полноценные перерывы
Многие люди проводят свои рабочие дни в бесконечной «серой зоне». Именно поэтому на работу в 90 минут им требуются целых 7 или 8 часов. Они делают все медленно и крайне неэффективно. Их рабочее время перегружено кофе-брейками. Такие работники долго запрягают и быстро сдуваются. Большую часть времени они работают лишь наполовину.
Вместо того чтобы день изо дня бежать марафон под названием «серая зона», делайте перебежки между работой и полноценным отдыхом. Это будет намного эффективнее, даже если по времени работать вы будете вдвое меньше.
Не бросайтесь от одного блока фокусировки к другому. Покончив с одним из них, отпразднуйте свой маленький успех. А затем определите, на каком уровне вы сейчас находитесь. Почувствуйте свою энергию и посмотрите на свои ощущения.
Если вы все еще чувствуете себя полным сил и энергии, то небольшого перерыва в работе будет вполне достаточно. Отвлекитесь от работы на 5–10 минут, потянитесь, сходите в туалет, перекусите фруктами. А потом смело ныряйте с головой в следующий блок фокусировки.
Если вы устали, то лучше перекусите и/или вздремните.
Если вам хочется размяться, погуляйте или сделайте зарядку.
Если вы понимаете, что вам нужно восстановить душевные силы, то потратьте некоторое время на медитацию, общение с коллегами или чтение вдохновляющей книги.
Насколько большим должен быть перерыв в работе? Пусть он будет таким, каким он нужен вам, чтобы приготовиться к следующему периоду сосредоточенной работы. Порой может потребоваться всего несколько минут. А порой лучше сделать перерыв на пару часов, особенно если предыдущий блок выжал из вас все соки. После каждого блока старайтесь пополнять заряд своей энергии, чтобы быть готовым к следующему рывку.
