Логистика приемки и отгрузки товаров: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич
На складах организуют ремонт поступающей тары, чтобы не терять поврежденную, и закупки новой тары – ящиков для тяжелых товаров, картонных коробок для легких и для отправок по почте. Кроме того, приобретают наполнитель – пенопластовые шарики и чипсы для заполнения пустот в ящиках, чтобы товары, не имеющие индивидуальной упаковки, не терлись и не бились друг об друга и не болтались в коробках. Для этих целей применяют также макулатуру, стружку и опилки, но это нежелательно, так как они редко бывают сухими.
Требования к технологии отправки товаров
Разработка технологии отправки включает этапы:
– отбор и комплектация заказов;
– контроль комплектности и количества;
– упаковка;
– формирование грузовых модулей и грузовых мест;
– погрузка на транспорт;
– сдача грузов перевозчику;
– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;
– определение параметров территории и зон склада для комплектации и контроля отобранных товаров, упаковки, формирования грузовых модулей и грузовых мест, ожидания погрузки, погрузки;
– порядок движения товаров и потребности в оборудовании;
– определение режима работы, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;
– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;
– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.
При долговременном сотрудничестве с покупателем и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс отгрузки продукции:
– обмен информацией в согласованном режиме и формате;
– отгрузка товара на паллетах;
– использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;
– доставка товаров на склад по технологии “точно в срок”;
– применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;
– согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;
– согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;
– гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;
– использование унифицированных документов при поставке продукции.
Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота.
При наличии большого количества покупателей согласовать со всеми общие правила отгрузки и приемки не удается и встречаются следующие особенности:
– очень часто необходима срочная отгрузка;
– обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;
– разные способы погрузки (ручной и механизированный);
– различные виды упаковок, грузовых модулей и грузовых мест;
– разные требования по приемке товара по количеству и качеству;
– разнообразие товаросопроводительных документов.
Указанные особенности не позволяют создать единую
технологию работы со всеми покупателями и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым покупателем.
При организации отправки необходимо выполнение следующих операций и процессов:
– заблаговременные запросы информации от службы продаж об ожидаемых отправках;
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– планирование сроков поступления отобранных партий, их упаковки и погрузки;
– резервирование площадей для комплектации, упаковки груза;
– планирование технических средств и рабочей силы для упаковки и погрузки;
– подготовка товаросопроводительной документации (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– распределение заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);
– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf– или batch-терминал;
– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;
– поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы;
– получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;
– просмотр операций, выполненных данным рабочим.
Уведомления об отгрузке
Уведомления покупателей об отгрузке обязательно, так как они позволяют им осуществлять следующие организационные мероприятия:
– определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;
– внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;
– определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;
– проверить возможность размещения поступающих товаров;
– составить предварительный график разгрузки транспорта.
Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно, и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии.
Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.
Для завершения процесса отгрузки выполняют операции:
– контроль прохождения грузов по маршруту поставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;
– контроль доставки грузов и исполнения услуг перевозчиками, экспедиторами, таможней и т. д;
– запрос получателей о поступлении к ним грузов;
– после получения подтверждений заказчиков о поступлении груза – снятие с контроля соответствующих партий.
При организации отгрузки предприятие обязано:
– создать условия для правильного отбора, комплектации и упаковки партий товаров, при которых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась порча, а также смешение с товарами других партий;
– следить за исправностью средств испытания и измерения, которыми определяется качество продукции, а также за своевременностью проверки их в установленном порядке;
– обеспечить, чтобы лица, осуществляющие отгрузку, знали правила отбора, комплектации и упаковки, установленные соответствующими стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами;
– систематически осуществлять контроль работы лиц, на которых возложена отгрузка товаров, и предупреждать нарушения правил отгрузки.
Требования к организации погрузки
Процесс погрузки включает следующие операции и субпроцессы:
– контроль подачи транспортных средств под погрузку;
– проверка грузовиков на наличие паразитов, общее санитарное состояние, наличие запахов, влаги, а также общую безопасность (для продукции со специальными условиями отгрузки каждая проверка обязательно документируется);
– погрузка партий товара;
– контроль производительности труда грузчиков;
– оформление транспортных документов;
– передача комплекта товаросопроводительных и транспортных документов службе продаж для выставления счета;
– высылка получателям извещений об отгрузке товаров.
Организация процесса погрузки товаров включает в себя
выполнение работ:
– определение видов технических средств и количества рабочих для выполнения погрузки;
– организация сбора отходов крепежных и упаковочных материалов;
– координация погрузки с работой экспедиции;
– определение методов и способов проведения работ;
– определение и внедрение в практику грузовых модулей;
– выбор средств механизации;
– определение принципов формирования графика подачи транспортных средств под погрузку;
