Логистика приемки и отгрузки товаров: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич
Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен, и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.
Причины этого следующие:
корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;
компьютеризованная система службы запчастей не имеет необходимой гибкости для внесения изменений;
дорогостоящие процедуры распаковки и раскладки товаров в случае уменьшения или аннулирования заказов;
необходимость в корректировке заказов может быть устранена дилерами за счет увеличения внимательности и двойной проверки заказов.
В случае необходимости увеличить или дополнить заказ дилер должен направить отдельный дополнительный заказ. Компания постарается отгрузить товар по дополнительному заказу вместе с товаром по основному, если обстоятельства позволят. Ошибки присущи людям, но Компания надеется на понимание дилеров, что запрет изменения заказов – к взаимной пользе.
Процесс обработки заказов в Компании. Нижеприведенная схема иллюстрирует три главные системы, их базовые функции и взаимодействие между Компанией и дилерами, показывая общую картину обработки заказов дилеров.
Получение заказов. Так как заказы поступают на дисплей, они проверяются немедленно в случае VOR-заказов или по очереди в случае других заказов на правильность: номера, типа и даты заказа; номеров заказываемых деталей;
заказываемых количеств (не применяется для некоторых заказов). Проверочная программа печатает “Отчет о расхождениях” для ручного ввода корректировок в компьютер. Эта ручная корректировка снижает количество отказов системой в поставке деталей из-за возможных ошибок в заказах. Затем система создает “Файл заказа” как подготовительный этап для обработки по наличию и, при необходимости, печатает “Подтверждение заказа” для высылки дилеру.Для информации дилеров в “Подтверждении заказа” печатаются коды изменений, если номера или количества деталей были изменены. При “первичном заказе” система готовит свой соответствующий первичный заказ изготовителям запасных частей. Последовательность проверки заказа:
ЗАКАЗ – ВВОД – ПРОВЕРКА НА ПРАВИЛЬНОСТЬ – ПРОВЕРКА ПО НАЛИЧИЮ – ПЕРЕЧЕНЬ ОШИБОК – РУЧНАЯ КОРРЕКТИРОВКА – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА
Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества.
Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях.
Как находят “ненормальные” количества?
Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз.
Без проверки “ненормальных” количеств обрабатываются следующие заказы:
– первичные;
– VOR-заказы;
– заказы, по которым выслано подтверждение для акцепта и оплаты дилером.
В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся запчастей они могут быть поставлены после подтверждения дилера.
Дистрибьютора уведомляют о результатах проверки заказа следующим образом:
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СКЛАДСКОГО ЗАПАСА
Этот этап предусматривает распределение наличия деталей по заказам объективным и эффективным образом, базирующимся на стратегии управления запасами. За исключением VOR-заказов, этот этап повторяется ежедневно для распределения меняющегося фактического наличия. Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены” в другой.
Начало распределения. Система распределяет наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. В случае VOR-заказов распределение выполняется немедленно после подтверждения заказа. Для “первичных заказов” стартовая дата распределения вводится оператором вручную с учетом графика “запуска” новой модели машины. Обычно дилеры получают запасные части по первичным заказам примерно в те же сроки, что и новые машины. Согласно регулированию внешнеторговых сделок отгрузка невозможна без официального подтверждения платежа. Распределение запаса откладывается до фактического получения платежа или гарантий платежа.
Последовательность обработки заказа:
НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)
Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции.
Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.
С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:
контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;
оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;
оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.
Подтверждение заказа и счет-проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.
А – название дилера.
В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания.
С – номер заказа.
D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией.
Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами.
F – дата.
G – страница.
Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.
Примечание.
В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например:
В случае “ненормальных” количеств к номеру позиции добавляются значки:
I – номер, под которым поставляется деталь.
J – код изменений.
К – название детали.
Примечание.
В случае, если заказанный номер не тот, под которым деталь поставляется, заказанный номер будет указан в скобках в следующей строке.
L – количество, которое будет поставлено.
М – цена за единицу.
N – сумма – цена, умноженная на количество.О – ожидаемая дата отгрузки.
КОДЫ ИЗМЕНЕНИЙ
