Логистика приемки и отгрузки товаров: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич
Дополнительные возможности
– отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;
– возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;
– мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;
– возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;– определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.
Необходимость аналитических программ для управления
Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.
Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:
– тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;– и другие.
БД знаний для логистического управления. БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.
Требования к обработке заказов
Операции с заказами
Обработка полученных заказов включает следующие операции:
– проверка кредитоспособности заказчика;
– проверка доступности запасов;
– подтверждение приема заказов;
– модификация заказов;
– обсчет заказов;
– оповещение клиентов о состоянии заказов;
– детализация цен и ценовых скидок;
– оформление договоров (спецификаций) на продажу;
– выделение запасов под заказы.
Подготовка заказов к обработке Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.
Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.
Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:
– код заказчика;
– код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– код группы товаров;
– код (номер, артикул) товара;
– количество товара;
– код пункта назначения;
– код вида транспорта;
– код упаковки;
– и т. д.
Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:
– коды заказчиков;
– коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– коды группы товаров;
– коды (номер, артикул) товара;
– коды пунктов назначения;
– коды видов транспорта;
– коды упаковки;
– коды условий сделок;
– коды условий поставок;
– коды приоритетов;
– коды особенностей обработки и др.;
– коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;
– и т. д.
На предприятии должны быть разработаны:
– инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;
– техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.
Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики. Это обязывает заказчика применять его специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру, и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям – изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам: при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.
Инструкция дилерам
Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны использовать титульную страницу заказа – форму №_. Ниже приведен образец заполнения формы.
А Название дилера В. Номер заказа
Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.
C. Дата заказа
D. Введите знак “?” в колонку желаемого способа отгрузки
F. Введите знак “?” в колонку желаемых условий поставки
Введенный значок и риск убытков:
Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000
