Малый автосервис. Организация и управление: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич (книги онлайн бесплатно TXT) 📗
Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.
Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов (в дальнейшем – взаимный контроль). Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач о этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверить количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.
Контроль складского учета
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.
Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшими лицами и получившими товар.
Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
– подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
– соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете, на конец отчетного периода;
– соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
– соотношение даты всех первичных документов, приложенных к отчету, и времени проведения инвентаризации;
– законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
– наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
– полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
– правильность определения цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
– соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами;
– соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
– соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Инвентаризация
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три способа инвентаризации: периодическая, непрерывная и выборочная.
Периодическая инвентаризация. На период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация. Инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.
Выборочная инвентаризация. Проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.
Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям.
Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом [74] .
Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации.
Основными целями инвентаризации являются:
– выявление фактического наличия имущества;
– сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
– проверка полноты отражения в учете обязательств.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:
– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
