Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек (читаем книги бесплатно .txt, .fb2) 📗
Даже для ничего не подозревающего, потрясенного работника, виноватого в проволочках, задержка не худшая цена, которую заплатит команда – больший риск сопряжен с неистовыми, предпринимаемыми в последний момент попытками спасти положение, когда команда стремится избежать серьезных ошибок. Спеша уложиться в срок, сотрудники получают незначительные результаты по завышенной цене и не имеют возможности спокойно все проверить.
Сотрудники, неспособные начать или закончить вовремя работу, не обязательно ленивы. Они не бездельничают, беспечно теряя время, пока другие работают – наоборот, они занимаются заданиями, которые им нравятся, и откладывают дела, которые считают обременительными, неприятными или пугающими. Многие из них умело делают вид занятых людей.
Задания, требующие дисциплинированности или дипломатии, похожи на проклятие, даже если с ними можно быстро справиться. Большинству из нас действительно приходится брать себя в руки перед объявлением необходимого выговора, звонком потенциальному покупателю, неохотно идущему на контакт, или передачей ответа сердитому клиенту. Для всех нас трудны задания, требующие приложения дополнительных усилий, связанные с риском или приводящие в замешательство.
Но чем более отталкивающим представляется какое-либо задание для медлительного работника, тем глубже он хоронит его в стопке других дел. День заканчивается, время пролетает, наступает момент свернуть дела и идти домой. Завтра настанет новый день. Виновник проволочек не задумывается о последствиях, пока начальник или клиент не начнет метаться в бешенстве.
Иногда бдительный руководитель или сотрудник, обращающийся с запросом, обнаруживает задержку, как раз когда пора принимать своевременные меры по спасению ситуации. При выяснении отношений «волынщик» оказывается искренне шокирован. История, которую мы расскажем ниже, прекрасно иллюстрирует это.
Однажды утром опытный менеджер Казуко дала важное поручение аналитику Дагу. Для начала они вместе просмотрели список дел и по инициативе Казуко перенесли сроки выполнения нескольких заданий, чтобы освободить ресурсы для новых.
– Не волнуйтесь, – заверила она Дага. – Я договорюсь с руководителями соответствующих отделов.
По прошествии двух дней не было очевидных признаков того, что Даг приступил к делу, и Казуко попросила его заглянуть к ней с отчетом о ходе работ. Он начал говорить, уже входя в кабинет.
Даг: Да, знаю, знаю… Вероятно, я должен был уже приступить к выполнению запланированных заданий, но у меня были все эти другие дела. Не волнуйтесь. Я из тех людей, которые лучше всего работают, находясь в затруднительных обстоятельствах. Я знаю, что смогу сдать работу к пятнице. Таков был срок сдачи, да?
Казуко: Да, к пятнице. Но я уже говорила вам, Даг, что, по моим оценкам, на выполнение этой работы уйдет восемь-десять часов, даже если все пойдет хорошо. А затем несколько подразделений должны будут высказать свое мнение о результатах, поэтому вы не должны ждать, когда времени окажется в обрез.
Даг: Но мне нужно было освободиться от множества других заданий.
Казуко: Каких заданий? Поручая вам этот проект, я избавила вас от двух больших дел, чтобы новое дело стало приоритетным.
Даг: Да, но я уже так далеко продвинулся в выполнении тех двух дел, что их незавершенность привела бы меня в беспокойство… поэтому я принял самостоятельное решение.
Казуко (ее лицо краснеет, но голос остается ровным): А вы не думали, что вам нужно было упомянуть о вашем намерении во время нашего разговора… или поскольку…
Даг: Не тогда, когда я знаю, что могу все сделать. Я повторяю, что лучше всего работаю в ситуации цейтнота.
Казуко (после непродолжительной паузы): Даг, кажется, вы уверены в этом, но, честно говоря, для меня это звучит неубедительно. Именно ваши способности, проявляющиеся в любых обстоятельствах, предотвращают полную катастрофу в критической ситуации. Но, испытывая судьбу таким образом, вы рискуете той степенью точности, которая нам нужна с самого начала. В прошлом другим сотрудникам уже приходилось исправлять вашу работу и вносить в нее улучшения после того, как она была представлена на рассмотрение. Это неправильно.
Даг: Я просто знаю, что раньше принуждал себя работать в сжатые сроки, и такое напряжение стимулировало меня делать все возможное.
Казуко (официальным тоном): Когда я освобождаю вас, как и любого другого менеджера, от низкоприоритетной работы, позволяя сосредоточить внимание на более важных делах, то ожидаю от вас подчинения. Ни один менеджер не позволил бы вам тайно продолжать выполнение работы, которая не была одобрена, в ущерб какому-либо приоритету. Даг, это серьезно.
Даг (по-прежнему не слышит ее): Хорошо, Казуко… но могу ли я завершить те два дела? На это уйдет примерно еще один час, а потом я приступлю к вашему новому заданию.
Казуко (пристально смотрит на него): Позвольте мне внести ясность. В такой компании, как наша, никто не может следовать тайной программе действий, противоречащей прямым указаниям. Ни я, ни вы, ни кто-либо другой. Освободив вас от тех двух заданий, я уже заранее согласовала, что эти пункты будут отложены до следующей недели. Ваш выбор продолжать их выполнение вовсе не приведет к продвижению вперед. Это также оскорбит те отделы, которые уже согласились на задержку из любезности к нам.
Даг, вы просто проявляете своеволие. Никто из нас не может позволить себе такую роскошь. А теперь, если вы хотите сохранить свое рабочее место и решить серьезные проблемы, которые сами создали, можете с этого момента перейти к выполнению прямых указаний. Вам ясно?
Даг (встает, он выглядит несколько взволнованным): Да, я понял и прошу прощения. Я не осознавал, сколько неприятностей создал. Постарайтесь не сердиться на меня.
Если описанный выше сценарий кажется вам до боли знакомым (вы побывали в ролях направляющего запросы или их медлительного исполнителя), то знайте, что есть способы взять все в свои руки до того, как последствия станут серьезными. Когда ставки достаточно высоки, волынщики могут перестать себя обманывать и проявить большее здравомыслие.
Если вам никак не приступить к выполнению задания, то вот несколько способов прибавить обороты и сохранить скорость движения:
• докажите себе, что изменения необходимы уже сейчас;
• пересмотрите недавние последствия, пережитые вами и другими людьми;
• набросайте план, показывающий текущие требования, которые ждут ваших действий;
• разбейте большие дела на части и задайте промежуточные цели;
• установите сроки выполнения для этих краткосрочных целей;
• создайте карту ваших целей и повесьте на стене;
• пометьте галочкой достигнутые цели (на настенной таблице или доске) – это будет для вас зрительной поддержкой;
• празднуйте выполнение каждой части задания.
Ведите дневник заданий как инструмент возобновления работы
По завершении любого проекта, который было трудно начать и еще труднее продолжать, создайте дневник. Он послужит инструментом, возвращающим ваши вложения. Если вы должны выполнять это задание ежеквартально или ежегодно, то дневник поможет правильно предвидеть ваши нужды. Составьте такой список, как на рисунке ниже.
Непременно разработайте собственную форму. Включите в нее все те данные, благодаря которым в следующий раз вы будете быстрее и увереннее работать над выполнением задания. Эти записи также помогут вам обговорить изменения. (Впоследствии они к тому же послужат опорой при обучении подчиненных.)
Если вы работаете на себя, вам никто не напомнит о том, чему вас научили завершенные проекты. Вы сами должны записывать эти уроки, ставить перед собой цели и ежедневно пересматривать приоритеты.
