Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек (читаем книги бесплатно .txt, .fb2) 📗
Несколько лет назад Алек Маккензи посетил исполнительного директора крупной европейской консалтинговой компании. У этой организации десятки филиалов и ассоциированных предприятий, поэтому количество текущих проектов ошеломляло. На самом деле боковой стол исполнительного директора ломился от груза отчетов, сформированных с помощью компьютера, и соответствующих исследований, распечатанных на десятках страниц.
Алек спросил:
– Вы действительно читаете все это?
– Боже, конечно, нет, – ответил исполнительный директор. – Большая часть этого – обновление отчетов прошлой недели. Вы заметили, где расположены эти отчеты? Прямо над мусорной корзиной!
Директор не только пошутил – он еще и подстраховывал свои требования «должной старательности», ведь при необходимости у него под рукой имелся полный отчет. При этом он настаивал на том, чтобы сопроводительная записка к каждому отчету удовлетворяла двум требованиям:
• выделить важные изменения;
• подчеркнуть любые рекомендации, нуждающиеся в его одобрении.
Если в ваши задачи входит просмотр и одобрение отчетов, подготовленных вашими коллегами, просите их размещать краткое содержание на первой странице всех предложений и исследований. Для многих руководителей это резюме – единственная страница, которую они читают. Обучите своих сотрудников делать это правильно.
Вот как Роджер Нис, региональный менеджер в Медицинском институте Говарда Хьюза, задает стандарты управления собственной бумажной волокитой:
Я читаю входящие электронные сообщения и документы большими порциями и сразу же предпринимаю какие-либо действия. Вот каков мой режим работы:
• выбросить, если не представляет интереса;
• ответить, если написано доходчиво;
• затем сохранить и запрос, и мой ответ;
• передать документ на рассмотрение стороне, которая должна с ним дальше работать.
Я стараюсь использовать правило «прикасайся к документу только один раз», когда это целесообразно. Я без промедления читаю и обрабатываю документ.
Вот некоторые из предпочитаемых руководителями способов чтения, о которых они рассказали на наших семинарах по тайм-менеджменту.
1. Просите ваших сотрудников бегло читать главные моменты, выделяя или резюмируя их для вас.
2. Поручайте знакомство с разными публикациями разным членам команды, в соответствии с их компетенциями и интересами.
3. Подписывайтесь на печатные или электронные версии краткого обзора периодики, специализирующейся в вашей сфере. Вы также можете делегировать некоторую часть такого поиска данных.
4. Раздавайте эти печатные издания своим сотрудникам, указывая разумные сроки.
5. Побуждайте сотрудников писать на полях о полезных приложениях – это может пригодиться их коллегам.
6. Хвалите сотрудников, когда они дают ценные комментарии. Если ваши сотрудники не находят в этих изданиях чего-либо ценного, подумайте об отмене подписки. Возможно, ваша команда опережает всех.
7. Посетите курсы скорочтения или потренируйтесь самостоятельно, чтобы просматривать документацию еще быстрее. Большинство таких курсов предлагают бегло прочитывать пять сантиметров любого текста – по вертикали сверху вниз. Завидев что-то особо интересное, вы можете замедлиться и найти подробности.
8. Если вы – единственный читатель толстых журналов, будьте избирательны. Проверяйте содержание новых выпусков, вырезайте те статьи, которые могут оказаться полезными, и помещайте их в архив непрочитанными, чтобы к ним можно было обратиться позднее. Выбрасывайте оставшиеся части журналов.
9. Многие журналы теперь публикуются в электронном виде. Подумайте над сменой подписки, чтобы ваш компьютер мог отсеять материалы для чтения.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДСКАЗКА: когда большой объем данных приходит в виде прикрепленного файла, постарайтесь перевести его в программу Word, затем воспользуйтесь инструментом «Автореферат», чтобы увидеть только выделенные части текста. Раскрывающееся меню даст вам варианты выбора: тщательный просмотр на 25, 50 или 75 процентов. Внимание: «Автореферат» не уменьшает списки. Он предназначен для того, чтобы выделить главное в этих больших, скучных параграфах. Этого достаточно!
Сократите количество исходящей корреспонденции
1. Создание черновика – обязательное условие. Для начала определитесь с двумя или тремя пунктами (ваши главные идеи) и запишите их на стикере. Так вы устраните панику, охватывающую большинство составителей служебных записок, которые садятся перед «пустым монитором». Затем составьте ваш текст, опираясь на эти ключевые моменты. Как говорит один из учителей Пэт Никерсон, преподающий навыки письма, «никогда не шевелите и пальцем, прежде чем будут готовы ваши мозги». Поэтому не «разминайтесь» с помощью клавиатуры – в противном случае вы произведете тысячу бессмысленных слов, которые будет неприятно редактировать и неприятно читать.
2. Вовсе избегайте служебных записок или электронных писем, когда дипломатия под угрозой. Выберите разговор. Нет необходимости увековечивать каждое взаимодействие.
3. Будьте кратки. Нацельтесь на создание простых, точных служебных записок, написанных ясным и вежливым тоном и не перегруженных.
4. Найдите фразы для многократного использования. При случае вы удивите себя написанием по-настоящему превосходного текста. Храните свои лучшие образцы. Обращайтесь к ним и переделывайте в соответствии с нуждами, когда вы слишком торопитесь или слишком устали и не сможете написать хорошие фразы.
Создайте стандартные шаблоны для периодических отчетов и сделайте их постоянными. Читатели испытывают благодарность, находя определенную информацию в определенных местах периодических отчетов.
В итоге вы станете заменять громоздкие абзацы диаграммами, таблицами или вопросниками, суть которых читатели смогут понять мгновенно.
В конце концов, вы можете проверить, напрасен ли ваш тяжелый труд по составлению периодических, повторяющихся отчетов: подготовьте недельный отчет как обычно, но не отсылайте его сразу – посмотрите, сколько пройдет времени, прежде чем кто-либо спросит о нем, если вообще сделает это!
Насколько успешно вы избегаете информационной ловушки и ловушки бумажной волокиты? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.
Вопросы
1. Когда нам нужно получить данные у смежных команд, мы создаем вопросники, чтобы сэкономить их время. Они просто вписывают туда нужную нам информацию.
2. Мы спрашиваем у секретарей-референтов советов по работе с документацией и применяем все ими предложенное.
3. Если мне лично приходится работать с документом больше одного раза, то я резюмирую данные и свои реакции, чтобы не нужно было перечитывать оригинал.
4. Мы по очереди берем на себя обязанность по чтению профильных журналов и тем самым распределяем нагрузку.
5. Мы занимаемся архивированием в умеренном объеме. Если не предвидится судебного разбирательства, то мы выбрасываем оригиналы документов и вводим соответствующие данные.
6. Мы обеспечиваем удобные «зоны разгрузки» документации, чтобы избежать перерывов в работе.
7. Мы храним лучшие письма и служебные записки и при необходимости используем их повторно.
Итоги ________
Глава 15
Неверное приписывание ответственности и полномочий
Неожиданные изменения (единственная постоянная вещь в бизнесе) влекут за собой немедленные и опасные последствия – неверное приписывание ответственности и полномочий. Давайте сначала выделим две единицы, на которые опираются компании и карьеры их сотрудников. На самом базовом уровне им можно дать такое определение:
